Regulamin serwisu internetowego i świadczenia usług Strefana

1. Wprowadzenie i zakres regulaminu

1.1. Niniejszy regulamin (dalej: „Regulamin”) określa zasady korzystania z serwisu internetowego dostępnego pod adresem https://strefana.com (dalej: „Serwis”) oraz warunki świadczenia usług organizacji wydarzeń przez Strefana – agencję eventową specjalizującą się w tworzeniu wydarzeń firmowych, prywatnych i tematycznych (dalej: „Organizator”).

1.2. Regulamin określa w szczególności prawa i obowiązki osób korzystających z Serwisu oraz usług Organizatora (dalej: „Klient”), zasady składania zapytań i rezerwacji, warunki płatności, odpowiedzialność stron, a także tryb zgłaszania reklamacji.

1.3. Korzystanie z Serwisu jest równoznaczne z akceptacją postanowień Regulaminu. Klient zobowiązany jest do zapoznania się z Regulaminem przed dokonaniem rezerwacji lub zawarciem umowy o realizację wydarzenia.

1.4. Regulamin ma zastosowanie do usług świadczonych na rzecz Klientów indywidualnych oraz Klientów biznesowych, chyba że dane postanowienie stanowi inaczej.

1.5. Dodatkowe lub szczegółowe warunki współpracy mogą zostać określone w odrębnej umowie zawartej pomiędzy Organizatorem a Klientem. W przypadku rozbieżności pierwszeństwo mają postanowienia indywidualnej umowy.

2. Definicje pojęć

2.1. Na potrzeby Regulaminu poniższe pojęcia oznaczają:

a) Organizator – Strefana, agencja eventowa prowadząca Serwis oraz świadcząca usługi organizacji wydarzeń na rzecz Klientów.

b) Klient – osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która korzysta z Serwisu lub zawiera z Organizatorem umowę o realizację wydarzenia.

– strona internetowa dostępna pod adresem https://strefana.com, prezentująca ofertę Organizatora, umożliwiająca kontakt, przesyłanie zapytań i rezerwację usług.

d) Wydarzenie – każde wydarzenie organizowane przez Organizatora na rzecz Klienta, w szczególności wydarzenie firmowe, konferencja, gala, przyjęcie prywatne, wieczór tematyczny, wieczór premium, spotkanie integracyjne, realizacja scenariusza rozrywkowego lub formatów animacyjnych.

e) Umowa – umowa o świadczenie usług eventowych zawierana pomiędzy Organizatorem a Klientem, określająca parametry Wydarzenia, świadczenia dodatkowe, terminy oraz wynagrodzenie.

f) Rezerwacja – wstępna lub ostateczna rezerwacja terminu, miejsca lub pakietu usług na rzecz Klienta, potwierdzona przez Organizatora zgodnie z zasadami określonymi w Regulaminie lub w Umowie.

g) Uczestnik – każda osoba biorąca udział w Wydarzeniu organizowanym przez Organizatora na rzecz Klienta.

h) Dane osobowe – informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej, przetwarzane przez Organizatora w związku z korzystaniem z Serwisu lub realizacją usług.

3. Oferta usługowa

3.1. Organizator świadczy usługi kompleksowej organizacji i koordynacji wydarzeń o charakterze biznesowym i prywatnym, w szczególności:

• wydarzenia firmowe, spotkania integracyjne, konferencje, jubileusze oraz premiery produktów,
• gale wieczorne, eleganckie bankiety, koktajle i wydarzenia VIP,
• prywatne przyjęcia, uroczystości rodzinne, kameralne kolacje i rocznice,
• wieczory tematyczne, formaty rozrywkowe oraz dopasowane do marki doświadczenia atmosferyczne,
• dobór lokalizacji, oprawy wizualnej, scenografii, atrakcji artystycznych oraz obsługi technicznej.

3.2. Szczegółowy zakres usług dostępny jest w Serwisie w dedykowanych sekcjach, w tym na stronach: wydarzenia firmowe, przyjęcia prywatne, wieczory tematyczne, formaty rozrywkowe oraz współpraca z lokalizacjami.

3.3. Prezentacja usług w Serwisie nie stanowi oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego, lecz zaproszenie do zawarcia umowy. Ostateczny zakres świadczeń jest każdorazowo definiowany indywidualnie w porozumieniu z Klientem.

3.4. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w prezentowanej ofercie, w tym aktualizacji dostępnych pakietów, formatów wydarzeń, usług dodatkowych oraz orientacyjnych przedziałów cenowych.

3.5. Informacje, materiały wizualne i opisy realizacji, w tym przykładowe galerie i historie Klientów, mają charakter poglądowy i służą zaprezentowaniu standardu pracy Organizatora oraz możliwych rozwiązań.

4. Warunki realizacji zamówienia

4.1. Proces współpracy z Organizatorem co do zasady obejmuje następujące etapy:

• przesłanie zapytania przez formularz kontaktowy w Serwisie na stronie /contact-us/, drogą mailową lub telefonicznie,
• wstępną konsultację oraz doprecyzowanie potrzeb Klienta,
• przygotowanie propozycji koncepcji wydarzenia wraz z orientacyjną wyceną,
• potwierdzenie przez Klienta wyboru zakresu usług,
• przyjęcie Rezerwacji przez Organizatora,
• podpisanie Umowy oraz uregulowanie wymaganej płatności wstępnej, jeśli jest przewidziana,
• szczegółowe planowanie, koordynacja i realizacja Wydarzenia.

4.2. Dokonanie Rezerwacji wymaga każdorazowo wyraźnego potwierdzenia przez Organizatora, przesłanego Klientowi w formie elektronicznej lub innej uzgodnionej formie komunikacji.

4.3. Organizator może uzależnić przyjęcie Rezerwacji od wcześniejszego uregulowania zaliczki lub przedpłaty, o czym Klient zostanie poinformowany przed podpisaniem Umowy.

4.4. Umowa pomiędzy Organizatorem a Klientem jest zawierana w formie pisemnej lub dokumentowej (np. dokument elektroniczny), określającej w szczególności: datę i miejsce Wydarzenia, liczbę Uczestników, zakres usług, wynagrodzenie, harmonogram płatności oraz zasady ewentualnych zmian.

4.5. Klient zobowiązany jest do przekazania Organizatorowi wszelkich informacji niezbędnych do prawidłowej realizacji Wydarzenia, w tym danych kontaktowych osób odpowiedzialnych po stronie Klienta, istotnych wytycznych dotyczących charakteru spotkania oraz przewidywanych oczekiwań wobec przebiegu wydarzenia.

4.6. Organizator zastrzega sobie możliwość odmowy przyjęcia Rezerwacji lub zawarcia Umowy, w szczególności w przypadku braku dostępności terminów, lokalizacji, podwykonawców lub z innych uzasadnionych przyczyn organizacyjnych.

5. Płatności, ceny i fakturowanie

5.1. Wynagrodzenie Organizatora za realizację Wydarzenia jest każdorazowo ustalane indywidualnie i uwzględnia zakres zamówionych usług, skalę przedsięwzięcia, poziom personalizacji oraz koszty podwykonawców.

5.2. Ceny przedstawiane w Serwisie – o ile są publikowane – mają charakter orientacyjny i nie stanowią oferty w rozumieniu przepisów prawa. Ostateczne koszty są określane w Umowie lub potwierdzeniu zamówienia.

5.3. Płatność za usługi może następować w formie przelewu bankowego lub w innej formie uzgodnionej przez strony. Szczegółowe zasady rozliczeń, w tym wysokość i terminy płatności, zostają wskazane w Umowie.

5.4. Organizator może przewidzieć obowiązek wniesienia zaliczki lub przedpłaty w określonej wysokości jako warunek potwierdzenia Rezerwacji. Brak wpłaty w ustalonym terminie może skutkować anulowaniem Rezerwacji.

5.5. Na życzenie Klienta biznesowego Organizator wystawia faktury VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, na podstawie prawidłowo przekazanych danych do faktury.

5.6. W przypadku zmiany stawki podatku VAT lub innych opłat publicznoprawnych mających wpływ na wysokość wynagrodzenia, strony mogą dokonać odpowiedniej korekty ceny, jeśli wynika to z obowiązujących przepisów i zakresu świadczeń objętych Umową.

5.7. Opóźnienie w płatności po stronie Klienta może skutkować naliczeniem odsetek ustawowych za opóźnienie, a w skrajnych przypadkach – wstrzymaniem realizacji usług po uprzednim poinformowaniu Klienta.

6. Zmiany i anulowania

6.1. Klient ma prawo zwrócić się do Organizatora z wnioskiem o wprowadzenie zmian w zakresie Wydarzenia, w szczególności dotyczących terminu, miejsca, liczby Uczestników, programu lub wybranych usług dodatkowych.

6.2. Możliwość wprowadzenia zmian zależy od aktualnej dostępności zasobów oraz uzgodnień z podwykonawcami. Organizator informuje Klienta o zakresie możliwych modyfikacji, ich wpływie na harmonogram oraz ewentualną korektę wynagrodzenia.

6.3. Zmiany uzgodnione przez strony wymagają potwierdzenia w formie uzgodnionej w Umowie (np. aneks, korespondencja elektroniczna).

6.4. Klient może anulować Rezerwację lub odstąpić od Umowy zgodnie z warunkami określonymi w samej Umowie. Umowa może przewidywać opłaty związane z anulowaniem, w szczególności pokrywające koszty poniesione dotychczas przez Organizatora.

6.5. W przypadku konieczności odwołania lub istotnej modyfikacji Wydarzenia z przyczyn niezależnych od Organizatora (np. nadzwyczajne okoliczności, siła wyższa, restrykcje administracyjne), Organizator niezwłocznie poinformuje o tym Klienta oraz zaproponuje możliwe rozwiązania zamienne – zmianę terminu, formuły lub częściowy zwrot kosztów zgodnie z indywidualnymi ustaleniami.

6.6. W razie wystąpienia siły wyższej strony są zwolnione z odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań w zakresie, w jakim zostało ono spowodowane takimi okolicznościami i na okres ich trwania.

7. Odpowiedzialność Organizatora

7.1. Organizator zobowiązuje się do świadczenia usług z należytą starannością, z uwzględnieniem charakteru branży eventowej oraz premiumowego standardu obsługi i atmosfery wydarzeń.

7.2. Organizator ponosi odpowiedzialność za prawidłową koordynację usług, wybór rzetelnych podwykonawców oraz uzgodnione z Klientem elementy programu Wydarzenia, w zakresie wynikającym z Umowy.

7.3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe z winy Klienta lub Uczestników, w szczególności za szkody w mieniu lokalizacji, sprzęcie technicznym lub elementach scenografii, jeżeli wynikają one z naruszenia regulaminu obiektu lub poleceń obsługi.

7.4. Organizator nie odpowiada za zdarzenia losowe oraz okoliczności niezależne, które uniemożliwiają lub w istotny sposób utrudniają realizację Wydarzenia, w szczególności działanie siły wyższej, przerwy w dostawie mediów, decyzje władz publicznych czy niesprzyjające warunki atmosferyczne, o ile w danym przypadku mają znaczenie.

7.5. Zakres odpowiedzialności Organizatora może być doprecyzowany w Umowie, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa, w tym przepisów dotyczących odpowiedzialności kontraktowej.

7.6. W przypadku, gdy w ramach Wydarzenia wykorzystywane są formaty rozrywkowe wymagające spełnienia określonych wymogów wiekowych lub formalnych, Klient zobowiązany jest do zapewnienia, że Uczestnicy spełniają te wymogi. Organizator może w takiej sytuacji przewidzieć dodatkowe zasady udziału w części programu.

8. Prawa i obowiązki Klienta

8.1. Klient ma prawo do uzyskania rzetelnej informacji na temat zakresu świadczonych usług, przewidywanego harmonogramu prac oraz szacunkowego budżetu realizacji Wydarzenia.

8.2. Klient jest zobowiązany do:

• zapoznania się z treścią Regulaminu oraz warunkami Umowy,
• przekazania Organizatorowi prawdziwych i kompletnych danych niezbędnych do przygotowania i realizacji Wydarzenia,
• terminowego przekazywania wymaganych zgód, materiałów i informacji (np. logotypów, treści wystąpień, list Uczestników),
• uregulowania należności wobec Organizatora zgodnie z ustalonym harmonogramem płatności,
• poinformowania Organizatora o szczególnych potrzebach Uczestników, w tym wymaganiach dietetycznych, dostępnościowych lub innych istotnych uwarunkowaniach,
• przestrzegania regulaminów obiektów, z którymi współpracuje Organizator, oraz zaleceń obsługi technicznej i bezpieczeństwa.

8.3. Klient ponosi odpowiedzialność za działania i zaniechania Uczestników, w szczególności w zakresie przestrzegania zasad porządkowych, kultury osobistej oraz bezpieczeństwa podczas Wydarzenia.

8.4. Klient ma prawo zgłaszać uwagi i propozycje zmian w toku przygotowań do Wydarzenia, z zastrzeżeniem zasad określonych w części dotyczącej zmian i anulowania rezerwacji.

8.5. W przypadku, gdy Klient powierza Organizatorowi wykorzystanie materiałów objętych prawami autorskimi lub znakami towarowymi (np. treści, grafiki, logotypy), oświadcza, że posiada niezbędne uprawnienia do ich użycia oraz udziela Organizatorowi niewyłącznego, nieodpłatnego prawa do korzystania z nich w zakresie niezbędnym do realizacji Wydarzenia.

9. Ochrona danych osobowych

9.1. Administratorem danych osobowych przekazywanych za pośrednictwem Serwisu lub w związku z zawarciem i realizacją Umowy jest Organizator.

9.2. Dane osobowe Klientów oraz Uczestników są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), ustawą o ochronie danych osobowych oraz innymi właściwymi regulacjami.

9.3. Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych, w tym cele, podstawy prawne, okres przechowywania oraz prawa osób, których dane dotyczą, zostały opisane w Polityce prywatności dostępnej w Serwisie na stronie /privacy-policy/.

9.4. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach może być niezbędne do skorzystania z określonych funkcjonalności Serwisu lub zawarcia i realizacji Umowy (np. dane kontaktowe, dane do faktury).

9.5. Organizator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych osobowych przed ich utratą, nieuprawnionym dostępem lub ujawnieniem osobom nieupoważnionym.

9.6. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych Klient może skontaktować się z Organizatorem za pośrednictwem danych kontaktowych wskazanych w Serwisie oraz w Polityce prywatności.

10. Reklamacje i procedura zgłaszania uwag

10.1. Klient ma prawo zgłosić reklamację dotyczącą sposobu realizacji usług przez Organizatora, w szczególności jakości wykonania poszczególnych elementów Wydarzenia lub niezgodności z uzgodnionym zakresem.

10.2. Reklamacja powinna zostać złożona w formie pisemnej lub elektronicznej i zawierać co najmniej: dane identyfikujące Klienta, opis zastrzeżeń, datę Wydarzenia oraz, jeśli to możliwe, dokumentację ilustrującą zgłaszane uwagi.

10.3. Zaleca się, aby reklamacje były zgłaszane w możliwie najkrótszym czasie od zakończenia Wydarzenia, co ułatwia weryfikację okoliczności sprawy.

10.4. Organizator rozpatruje reklamację w rozsądnym terminie, co do zasady nie dłuższym niż 30 dni od dnia jej otrzymania, informując Klienta o wyniku postępowania reklamacyjnego oraz ewentualnych proponowanych działaniach naprawczych lub formach rekompensaty.

10.5. W przypadku zasadności reklamacji Organizator podejmuje odpowiednie kroki, w szczególności może zaproponować korektę rozliczeń, świadczenia dodatkowe lub inne rozwiązania możliwe do wdrożenia w danych okolicznościach.

10.6. Zgłoszenie reklamacji nie zwalnia Klienta z obowiązku terminowego uregulowania należności, chyba że Organizator i Klient postanowią inaczej w drodze indywidualnych ustaleń.

11. Postanowienia końcowe

11.1. Regulamin obowiązuje od momentu opublikowania w Serwisie i ma zastosowanie do usług świadczonych od tej daty. Organizator może wprowadzać zmiany w Regulaminie z ważnych przyczyn, w szczególności wynikających ze zmiany przepisów prawa, rozwoju funkcjonalności Serwisu lub modyfikacji oferty.

11.2. O treści istotnych zmian Regulaminu Organizator może poinformować poprzez zamieszczenie odpowiedniej informacji w Serwisie. Do umów zawartych przed zmianą Regulaminu stosuje się postanowienia dotychczasowe, chyba że strony uzgodnią inaczej.

11.3. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają powszechnie obowiązujące przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeks cywilny oraz inne akty prawne właściwe dla rodzaju świadczonych usług.

11.4. Ewentualne spory powstałe pomiędzy Organizatorem a Klientem będą w pierwszej kolejności rozwiązywane polubownie, z poszanowaniem zasad dobrej współpracy i dialogu. W razie braku porozumienia spór może zostać poddany rozstrzygnięciu właściwego sądu powszechnego zgodnie z przepisami prawa.

11.5. Kontakt z Organizatorem w sprawach związanych z Regulaminem, ofertą usługową, rezerwacjami lub reklamacjami jest możliwy za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego na stronie /contact-us/ lub innych danych kontaktowych wskazanych w Serwisie.

11.6. Regulamin dostępny jest nieodpłatnie w Serwisie i może zostać utrwalony przez Klienta poprzez zapisanie, wydrukowanie lub pobranie jego treści na własne urządzenie.